Los Socios deciden reunirse, pero ¿De qué deben hablar?

Por Dorene Lehavi

Si usted leyó mi artículo “Por qué a los socios no les gustan las reuniones y cuáles son las consecuencias”, se habrá planteado la pregunta, ¿Qué debemos discutir en las reuniones? El artículo de hoy responde a esa pregunta, para que dichas reuniones sean valiosas, interesantes e inspiradoras, siendo un espacio que permita obtener logros. Si se llevan a cabo de manera exitosa, cada socio se mantendrá al tanto de los aspectos importantes de su negocio.

three categories of meetings spanish versionHay 3 tipos de reuniones que deben tomarse en cuenta para la construcción del programa, así como los avances en la sociedad y el negocio en sí.

1. Reunión inicial para establecer las bases del negocio. Si usted apenas está comenzando, esperamos que pueda tener acceso a  la plantilla de Acuerdo de Asociación de Empresas, que sirve como una guía para sus conversaciones y la toma de decisiones. A diferencia de los acuerdos de abogados que se escriben con la opción de ruptura en mente, la plantilla de Acuerdo de Asociación de Empresas está escrita para ser única y personal, así como para afirmar una relación de confianza; está estructurada para el éxito a largo plazo con estrategias ganar/ganar.

Necesitará de varias reuniones para completar todas las áreas del acuerdo. Una vez finalizado, usted será capaz de proyectar su negocio como espera que sea en un largo plazo; aún mejor, habrá practicado la comunicación con su socio y se habrán conocido mejor.

Siga el Acuerdo de Asociación con el Manual de Escenarios para prepararse para lo inesperado. Este es un buen momento para hacerlo, es mejor ser precavido y tomar decisiones en un ambiente libre de emociones.

Asegúrese de revisar al menos una vez al año el Acuerdo y el Manual, para hacer modificaciones y mantenerlos actualizados con los cambios generados en su negocio y los avances a nivel empresarial.

2. Cada 6 meses o una vez al año realice una reunión para evaluar lo que se ha logrado en relación con los objetivos, establecer nuevas metas, y discutir asuntos que requieran toma de decisiones. Esta reunión también debería aprovecharse para hacer modificaciones o cambios en el Acuerdo de Asociación, en caso de ser necesario.

3. Reuniones semanales para discutir el funcionamiento diario y mensual de la compañía.

Es importante determinar la frecuencia de las reuniones y los tópicos a tratar en las mismas; programar reuniones adicionales si es necesario. Durante las reuniones siempre debe respetarse el tiempo, escuchar con atención, clarificar lo que se ha dicho y considerar el punto de vista de los demás.

A continuación se presenta una lista de temas para el debate en sus reuniones. Es una guía, no todo en esta lista es aplicable a su negocio, así como habrá aspectos específicos de su industria no incluidos acá, que deberían ser agregados.

  • Finanzas: El flujo de caja
  • Operaciones: Trabajadores
  • Cumplimiento de metas
  • Ventas y marketing
  • Productos – Diseño
  • Construcción de equipos/atención al empleado
  • Objetivos: clientes y competidores
  • Relaciones con la comunidad/filantropía
  • Análisis FODA/planificación
  • Limar asperezas entre socios
  • Cambios en la actitud hacia el negocio. ¿Ambos siguen igual de involucrados?
  • Manejo de escenarios inesperados

Seguramente usted ya reconoció que cada una de estas categorías es crucial para el adecuado funcionamiento de su negocio. ¿Por qué discutirlas? Como propietario usted debe siempre saber lo que pasa en cada una de estas áreas, y debe estar involucrado en la toma de decisiones importantes, independientemente de que haya un director a cargo de la misma. De no ser así, vienen las sorpresas: el mejor cliente se ha ido; se ha estado sobre pagando a un proveedor. No permita que la falta de comunicación en su compañía afecte la eficiencia y coordinación de su negocio.

Si usted quiere que su negocio funcione en su máxima expresión, no ignore ningún aspecto de su desempeño. No se trata de micro gestión, se trata conocer inteligentemente el panorama general.

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Acerca de Gary M. Jordan Ph.D.

Gary M. Jordan, Ph.D. is a premier authority on behavioral theories and assessment construction. He has over 32 years of experience in clinical psychology, behavioral assessment, individual development, and coaching. Gary earned his doctorate in Clinical Psychology from the California School of Professional Psychology – Berkeley, and spent 18 years in private practice where he specialized in helping angry adolescents, couples in conflict, and individuals searching for more meaning and satisfaction in life.
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